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プレスリリース、記者からの問い合わせ先はどう記載する?

2015.10.09【 オルタナティブ・ブログ 】

新年度が始まって早くも3ヶ月が経過しようとしておりますが、イベント等でお会いするベンチャーの新人広報の方からプレスリリース掲載の問い合わせ先について相談される事が増えて来たので、ここで整理しておきたいと思います。

実は問い合わせ先には種類があります。

  1. 記者に送る(記者しか見ない)プレスリリースへ掲載する連絡先(クローズド)
  2. 自社サイトにアップしたプレスリリースに掲載する連絡先(オープン)

これは異なる形式にすることを推奨します。

まずは、1 。実はクローズドなほうは一択です。

ずばり、広報担当者(PR会社であることも)のできるだけ連絡の取れる電話やメールアドレスを記載する(可能であれば携帯番号も)です。なぜなら「一刻を争うものがあるから」です。ご存知のように、日刊の新聞等で夕方にきた問い合わせは1時間くらいで回答出来ないと、掲載できない可能性があります。

ですが、プレスリリースを出して安心し、「終わったー!」と飲みに行ってしまう新人広報もいます・・・。実は終わっていなくて、記者の手元にリリースが届いてからのアクションが起きるのが夕方から夜にかけてなのです。記者の側は連絡を付けようと電話、メール、メッセンジャーと様々な手段で接触を試みますが、連絡がつかないと時間切れとなることもあるわけです。

次に2番です。「クローズドなものと同じでいいじゃない?」と言われる事も多いのですが、記者のホットラインとなる非公開のアドレスをサイトに掲載すると、迷惑メールや宣伝が大量に来ます。実はこれに悩まされる広報担当も多くいます。迷惑な営業メールに記者からの問い合わせメールが埋もれてしまっては本末転倒になりかねません。

一番のお勧めは、サイトに公開するプレスリリース記載の問い合わせ先は

一般のお問い合わせ先(できれば、電話とメールの問い合わせフォーム。メルアドは入れない。入れるとどんどんスパムが増えます。営業やインフォメーションセンターなどの連絡先が一般的です。もしここに記者から連絡が入れば、広報担当に回してもらうように事前に伝えておきます)

と、一般の問い合わせ先の下に、報道関係者の問い合わせ先を入れ、こちらは問い合わせフォームとする

です。プレスリリースなので一般の問い合わせ先は不要では?と考える人もいるかもしれませんが、一般の問い合わせ先がないと、報道関係の問い合わせ先に一般の方が連絡をしてしまうケースが増えます。

企業の置かれた状況やそのステージにより、ケースバイケースではありますが、スパムを減らす為にメルアドはそのまま記述しない(画像にしたり、問い合わせフォームにしたり、@を[a]と書いたり)という部分と、公開する問い合わせ先と、記者に直接送るクローズドな問い合わせ先は別のものにするという部分は共通ではないかと思っています。皆様もいろいろな工夫をされていましたら是非教えてください。

オルタナティブ・ブログ 2015/06/22より、掲載時のまま転載しています。